Adjoint(e) administratif(ive)
À titre d’adjoint(e) administratif(ive), vous offrirez un soutien administratif, professionnel et assisterez trois exécutifs et leurs équipes.
Afin de bien jouer votre rôle, vous devez faire preuve d’une excellente capacité d’adaptation, aimer être dans l’action, être proactif/ive, travailler de façon autonome et avec une supervision minimale.
Votre rôle au sein de l’équipe
Au sein de l’équipe Canada, vous relèverez du Vice-président, Chef de marché, Bâtiments et lieux
Actions et vous aurez à :
- Fournir un soutien administratif et opérationnel aux dirigeants usant d'excellentes compétences communicationnelles, en faisant preuve de jugement et de discrétion, et en établissant des relations avec des partenaires internes et externes.
- Gérer l'agenda et coordonner l'emploi du temps, y compris la coordination des réunions, l'organisation de la participation à des conférences et la gestion de la logistique des réunions.
- Gérer, mettre à jour et maintenir les contacts.
- Prioriser les courriels et les réunions en faisant preuve de jugement et d'un sens aigu des affaires reposant sur la compréhension des objectifs, des processus et des calendriers du groupe.
- Soutenir et gérer l'ensemble des comités de direction et des réunions de la direction en tenant à jour une liste de sujets et en assurant le suivi des mesures à prendre afin de garantir l'intégrité du cadre de gouvernance des comités.
- Développer des agendas prévisionnels et créer des processus pour assurer une planification efficace de tous les comités.
- Participer aux réunions d'affaires, rédiger et distribuer les procès-verbaux, veiller à ce que l'ordre du jour soit respecté et transmettre les mesures à prendre aux membres du comité de direction.
- Préparer des présentations PowerPoint ou autres types de documents pour diverses réunions et comités internes ou externes.
- Participer à la création, à la révision et à l'édition de communications et consolider les documents destinés aux comités de direction, etc.
- Travailler en étroite collaboration avec leurs équipes.
- Assurer la liaison avec les différentes parties prenantes internes et externes et être le point de contact.
- Coordonner les préparatifs de voyage et fournir tous les documents requis (itinéraires, billets, etc.).
- Diriger la coordination de projets de grands événements et de réunions et participer à des projets spéciaux.
- Développer des relations de confiance avec les employés, la direction et les autres collègues.
- Faire preuve d'intégrité, démontrer sa capacité à respecter la plus grande confidentialité et savoir gérer les différentes situations qui se présenteront quotidiennement.
- Préparer, soumettre et faire le suivi des comptes de dépenses dans Concur.
- Préparer, soumettre et faire le suivi des feuilles de temps dans Oracle.
Pourquoi choisir AtkinsRéalis comme employeur ?
Parce que nous offrons notamment :
- l’opportunité de travailler sur des projets variés et d’envergure autant à l’interne qu’à l’externe, au Canada et dans le monde entier;
- un milieu de vie stimulant où l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle est important;
- l’accès à une offre de formations diversifiées axées sur le développement et les intérêts de chacun;
- un salaire concurrentiel, des avantages sociaux flexibles, un régime d’actionnariat et un régime de retraite à cotisations déterminées;
- un environnement de travail axé sur la santé et sécurité.
Le/l’Adjoint(e) administratif(ive) recherché.e
- Diplôme d'études en secrétariat, bureautique ou gestion de bureau, DEC serait un atout important.
- Minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente en tant qu'adjoint(e) administratif(ve)/exécutif(ve) auprès de cadres supérieurs dans une organisation dynamique, professionnelle et complexe.
- Très bon bilinguisme: français/anglais (parlé et écrit).
- Maîtrise de Teams, Outlook, Word, Concur et PowerPoint, et volonté et capacité de s'adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux outils.
- Capacité à faire preuve d'un haut degré de proactivité et de réactivité.
- Capacité à évoluer dans un environnement au rythme rapide.
- Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec professionnalisme, discrétion et jugement.
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à établir un réseau interne.
- Autonomie, souci du détail, curiosité, proactivité et approche orientée vers les solutions.
- Capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches simultanément.
- Capacité à communiquer efficacement, tant à l'oral qu'à l'écrit, et excellentes compétences rédactionnelles.
- Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision
Le défi vous intéresse? N’attendez plus! Faites-nous parvenir votre CV et joignez-vous à pour façonner un meilleur avenir pour notre planète et ses habitants.
Chez AtkinsRéalis, nous cherchons à embaucher des individus possédant des caractéristiques, parcours et perspectives diversifiées. Nous croyons fermement que le talent de classe mondiale ne fait aucune distinction à l’égard du genre, de l’origine ethnique ou nationale, de l’identité et de l’orientation sexuelle, de l’âge, de la religion ou de la déficience, mais s’enrichit plutôt de ces différences.
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